Panduan Pembukuan Sederhana UMKM untuk Pemula
Menjalankan usaha bukan cuma soal mendapatkan banyak pelanggan dan meningkatkan penjualan. Kamu juga perlu tahu ke mana uang masuk dan ke mana uang keluar. Karena itu, pembukuan sederhana UMKM menjadi salah satu hal penting yang perlu mulai diterapkan sejak bisnis masih kecil.
Pembukuan membantu pemilik usaha mencatat berbagai transaksi yang terjadi setiap hari. Mulai dari penjualan, pembelian barang, biaya operasional, utang, piutang, sampai keuntungan yang diperoleh. Dengan pencatatan yang teratur, kondisi keuangan usaha akan lebih mudah dipantau.
Sayangnya, masih banyak pelaku UMKM yang menganggap pembukuan hanya diperlukan oleh perusahaan besar. Padahal, usaha kecil sekalipun tetap membutuhkan catatan keuangan. Bahkan, semakin cepat pembukuan diterapkan, semakin mudah juga kamu mengetahui perkembangan bisnis.
Apa Itu Pembukuan Sederhana UMKM
Pembukuan sederhana UMKM adalah kegiatan mencatat transaksi keuangan usaha secara teratur dengan cara yang mudah dilakukan. Pencatatan ini tidak harus menggunakan sistem yang rumit atau membutuhkan kemampuan akuntansi tingkat lanjut.
Pada dasarnya, kamu hanya perlu mencatat transaksi penting yang berhubungan dengan kegiatan usaha. Contohnya ketika pelanggan membeli produk, kamu mencatat uang yang diterima. Saat membeli stok dari supplier, kamu mencatat jumlah pengeluaran tersebut.
Begitu juga ketika membayar listrik toko, biaya sewa, transportasi, gaji karyawan, atau kebutuhan operasional lainnya. Semua transaksi tersebut perlu dicatat agar kondisi keuangan usaha bisa terlihat dengan lebih jelas.
Pembukuan sederhana bisa dilakukan menggunakan buku tulis, spreadsheet, maupun sistem pencatatan digital. Yang paling penting bukan media yang digunakan, tetapi konsistensi dalam mencatat setiap transaksi.
Mengapa UMKM Perlu Melakukan Pembukuan
Banyak pemilik usaha merasa selama uang di kas masih tersedia, berarti bisnis berjalan dengan baik. Padahal, kondisi tersebut belum tentu menunjukkan bahwa usaha benar-benar menghasilkan keuntungan.
Uang yang ada di kas bisa saja berasal dari modal awal, hasil penjualan, atau bahkan uang yang seharusnya digunakan untuk membayar utang. Tanpa pembukuan, semuanya bisa tercampur.
Berikut beberapa alasan kenapa pembukuan penting untuk UMKM.
Mengetahui Kondisi Keuangan
Pembukuan membuat kamu lebih mudah mengetahui kondisi keuangan usaha. Kamu bisa melihat jumlah pemasukan, pengeluaran, dan keuntungan dalam periode tertentu.
Misalnya, selama satu bulan usaha memperoleh penjualan Rp20 juta. Namun, setelah dihitung, total pembelian stok dan biaya operasional mencapai Rp17 juta. Artinya, uang yang terlihat masuk cukup besar, tetapi keuntungan sebenarnya hanya sekitar Rp3 juta sebelum memperhitungkan biaya lainnya.
Tanpa pencatatan, angka tersebut mungkin sulit diketahui secara pasti.
Memisahkan Uang Pribadi dan Uang Usaha
Salah satu masalah yang sering terjadi pada UMKM adalah mencampurkan uang pribadi dengan uang bisnis.
Contohnya, uang hasil penjualan disimpan di rekening yang sama dengan uang untuk kebutuhan rumah tangga. Ketika ada pengeluaran, pemilik usaha bisa kesulitan menentukan apakah uang tersebut digunakan untuk bisnis atau kebutuhan pribadi.
Pembukuan membantu memisahkan transaksi tersebut sehingga keuangan usaha menjadi lebih jelas.
Mengetahui Laba Usaha
Omzet besar tidak selalu berarti keuntungan besar. Kamu tetap perlu mengurangi berbagai biaya untuk mengetahui laba yang sebenarnya.
Dengan pembukuan, kamu bisa menghitung apakah bisnis benar-benar menghasilkan keuntungan atau justru mengalami kerugian.
Membantu Mengontrol Pengeluaran
Catatan keuangan juga dapat menunjukkan pengeluaran yang terlalu besar. Misalnya, biaya operasional meningkat karena terlalu banyak membeli perlengkapan yang belum diperlukan.
Setelah melihat catatan beberapa bulan, kamu bisa menentukan pengeluaran mana yang perlu dikurangi.
Memudahkan Pengambilan Keputusan
Keputusan bisnis sebaiknya tidak hanya berdasarkan perkiraan. Data dari pembukuan dapat membantu kamu menentukan langkah berikutnya.
Misalnya, ketika penjualan meningkat tetapi keuntungan tidak ikut naik, kamu bisa mengecek kembali harga beli, harga jual, biaya operasional, atau strategi diskon yang diterapkan.
Jenis Transaksi yang Perlu Dicatat
Kamu tidak harus langsung membuat pembukuan yang kompleks. Mulailah dengan mencatat transaksi yang paling berhubungan dengan aktivitas usaha.
Beberapa transaksi yang sebaiknya dicatat antara lain:
- Penjualan produk
- Pembelian stok
- Biaya sewa tempat
- Biaya listrik dan internet
- Gaji atau upah karyawan
- Biaya transportasi
- Biaya promosi
- Pembayaran utang usaha
- Penerimaan piutang
- Pengambilan uang untuk kebutuhan pribadi
- Penambahan modal
Dengan mencatat transaksi tersebut secara rutin, kamu akan memiliki gambaran yang lebih jelas mengenai pergerakan uang dalam bisnis.
Cara Membuat Pembukuan Sederhana UMKM
Membuat pembukuan tidak harus dimulai dengan laporan yang rumit. Kamu bisa membuat sistem sederhana yang sesuai dengan ukuran dan kebutuhan bisnis.
1. Pisahkan Keuangan Usaha
Langkah pertama adalah memisahkan uang usaha dari uang pribadi. Jika memungkinkan, gunakan rekening atau tempat penyimpanan uang yang berbeda.
Cara ini akan membuat pencatatan lebih mudah karena transaksi usaha tidak bercampur dengan kebutuhan pribadi.
Kalau kamu mengambil uang usaha untuk kebutuhan pribadi, tetap catat transaksi tersebut. Kamu bisa memasukkannya sebagai pengambilan pribadi sehingga jumlah uang usaha tetap dapat dipantau.
2. Catat Semua Penjualan
Setiap transaksi penjualan sebaiknya dicatat. Jangan hanya mengandalkan ingatan, terutama jika jumlah transaksi sudah cukup banyak.
Catatan sederhana dapat berisi tanggal, nama produk, jumlah barang, harga jual, dan total transaksi.
Contohnya:
| Tanggal | Produk | Jumlah | Harga | Total |
|---|---|---|---|---|
| 1 September | Produk A | 5 | Rp20.000 | Rp100.000 |
| 1 September | Produk B | 3 | Rp25.000 | Rp75.000 |
| 2 September | Produk A | 4 | Rp20.000 | Rp80.000 |
Dari catatan tersebut, kamu bisa menghitung total penjualan harian maupun bulanan.
3. Catat Pengeluaran
Selain pemasukan, semua pengeluaran juga harus dicatat. Jangan hanya mencatat pembelian stok karena biaya kecil pun bisa memengaruhi keuntungan jika terjadi berulang kali.
Misalnya, biaya parkir, ongkos kirim, kemasan, listrik, atau biaya promosi.
Contoh pencatatan sederhana:
| Tanggal | Keterangan | Kategori | Jumlah |
|---|---|---|---|
| 1 September | Beli stok | Persediaan | Rp500.000 |
| 2 September | Biaya listrik | Operasional | Rp150.000 |
| 3 September | Promosi | Marketing | Rp100.000 |
Dari sini, kamu bisa melihat ke mana saja uang usaha digunakan.
4. Catat Stok Barang
Jika bisnis menjual produk fisik, pembukuan sebaiknya tidak hanya berisi uang. Persediaan barang juga perlu diperhatikan.
Catat barang yang masuk dan keluar sehingga jumlah stok dapat diketahui. Hal ini penting karena nilai stok juga berhubungan dengan kondisi keuangan usaha.
Misalnya, kamu membeli 100 unit barang untuk dijual. Dalam beberapa hari, 60 unit sudah terjual. Secara sederhana, masih ada sekitar 40 unit yang perlu diperiksa kembali secara fisik.
Pencatatan stok yang baik juga dapat membantu menemukan selisih antara jumlah barang berdasarkan catatan dan kondisi sebenarnya.
5. Buat Rekap Secara Berkala
Jangan berhenti setelah mencatat transaksi harian. Luangkan waktu untuk membuat rekap mingguan atau bulanan.
Rekap tersebut dapat digunakan untuk mengetahui total penjualan, total pengeluaran, jumlah pembelian stok, dan perkiraan laba.
Dengan begitu, kamu tidak perlu memeriksa transaksi satu per satu ketika ingin mengetahui kondisi bisnis.
Contoh Pembukuan Sederhana UMKM
Agar lebih mudah dipahami, berikut contoh sederhana pembukuan usaha selama beberapa hari.
| Tanggal | Pemasukan | Pengeluaran | Keterangan |
|---|---|---|---|
| 1 September | Rp750.000 | Rp400.000 | Pembelian stok |
| 2 September | Rp900.000 | Rp150.000 | Biaya operasional |
| 3 September | Rp850.000 | Rp300.000 | Pembelian stok |
| 4 September | Rp1.000.000 | Rp100.000 | Promosi |
| 5 September | Rp950.000 | Rp200.000 | Operasional |
Berdasarkan tabel tersebut, total pemasukan selama lima hari adalah Rp4.450.000. Sementara itu, total pengeluaran mencapai Rp1.150.000.
Jika hanya melihat uang masuk, bisnis terlihat menghasilkan Rp4,45 juta. Namun, setelah memperhitungkan pengeluaran yang tercatat, sisa kas dari transaksi tersebut adalah Rp3,3 juta.
Angka tersebut belum tentu sama dengan laba bersih karena masih perlu memperhitungkan komponen lain, seperti harga pokok penjualan, persediaan, penyusutan, utang, dan biaya lain yang belum masuk dalam contoh.
Inilah alasan pembukuan penting. Kamu bisa membedakan antara jumlah penjualan, arus kas, dan keuntungan.
Rumus Sederhana untuk Menghitung Keuntungan
Setelah memiliki catatan pemasukan dan pengeluaran, kamu bisa mulai menghitung hasil usaha.
Salah satu perhitungan dasar yang bisa digunakan adalah:
Laba = Pendapatan – Biaya
Sebagai contoh, sebuah usaha mendapatkan pendapatan Rp15 juta dalam satu bulan. Total biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan usaha mencapai Rp11 juta.
Maka:
Laba = Rp15.000.000 – Rp11.000.000
Laba = Rp4.000.000
Namun, dalam praktiknya, perhitungan laba bisa lebih kompleks karena ada harga pokok penjualan dan berbagai jenis biaya lainnya. Karena itu, jangan langsung menganggap seluruh sisa uang sebagai laba.
Tips Agar Pembukuan UMKM Tidak Berantakan
Membuat pembukuan sebenarnya tidak terlalu sulit. Tantangan terbesar justru menjaga konsistensi.
Berikut beberapa tips yang bisa diterapkan.
1. Catat Transaksi Setiap Hari
Jangan menunda pencatatan sampai akhir minggu atau akhir bulan. Semakin lama ditunda, semakin besar kemungkinan ada transaksi yang terlupakan.
Cukup luangkan beberapa menit setiap hari untuk memastikan transaksi sudah tercatat.
2. Gunakan Kategori yang Sederhana
Tidak perlu membuat terlalu banyak kategori. Gunakan kategori yang memang dibutuhkan, seperti penjualan, pembelian stok, operasional, promosi, dan pengeluaran pribadi.
Kategori yang sederhana membuat pencatatan lebih mudah dilakukan secara konsisten.
3. Simpan Bukti Transaksi
Nota, invoice, bukti transfer, dan dokumen transaksi lainnya sebaiknya disimpan. Bukti tersebut dapat digunakan ketika kamu perlu mengecek kembali suatu transaksi.
4. Jangan Mengandalkan Ingatan
Banyak transaksi kecil yang terlihat sepele, tetapi jika terjadi setiap hari jumlahnya bisa cukup besar. Karena itu, biasakan langsung mencatat transaksi setelah terjadi.
5. Lakukan Pengecekan Rutin
Selain mencatat, lakukan pemeriksaan secara berkala. Bandingkan jumlah uang yang tercatat dengan uang yang benar-benar tersedia.
Jika terdapat selisih, cari penyebabnya sedini mungkin.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Membuat Pembukuan
Meskipun terlihat sederhana, ada beberapa kesalahan yang cukup sering dilakukan pemilik UMKM.
1. Hanya Mencatat Penjualan
Sebagian pemilik usaha hanya fokus mencatat pemasukan. Padahal, pengeluaran sama pentingnya.
Tanpa catatan pengeluaran, kamu akan kesulitan menghitung keuntungan secara akurat.
2. Mencampurkan Uang Pribadi dan Usaha
Kebiasaan ini membuat kondisi keuangan menjadi sulit dibaca. Uang yang terlihat tersedia belum tentu seluruhnya merupakan hasil usaha.
3. Tidak Mencatat Transaksi Kecil
Pengeluaran kecil seperti biaya parkir, kemasan, ongkos kirim, atau biaya administrasi sering dilewatkan. Jika dikumpulkan selama satu bulan, jumlahnya bisa cukup besar.
4. Tidak Melakukan Rekap
Mencatat transaksi saja belum cukup. Data tersebut perlu dirangkum agar bisa digunakan untuk melihat perkembangan usaha.
5. Menganggap Omzet Sebagai Laba
Ini adalah salah satu kesalahan paling umum. Omzet menunjukkan total penjualan, sedangkan laba merupakan hasil setelah berbagai biaya diperhitungkan.
Karena itu, jangan menggunakan omzet sebagai patokan utama untuk menilai keberhasilan bisnis.
Manfaat Pembukuan Digital untuk UMKM
Ketika jumlah transaksi masih sedikit, pencatatan manual mungkin terasa cukup. Namun, seiring bisnis berkembang, jumlah data juga akan semakin banyak.
Di titik tersebut, pencatatan secara digital dapat membantu mengurangi pekerjaan manual. Data transaksi bisa lebih mudah dicari, dikelompokkan, dan direkap.
Sistem digital juga dapat membantu pemilik usaha memantau penjualan dan stok tanpa harus menghitung semuanya dari awal.
Bagi UMKM yang mulai memiliki banyak produk dan transaksi setiap hari, penggunaan sistem pencatatan yang lebih terorganisir bisa membuat aktivitas administrasi menjadi jauh lebih praktis.
Kelola Pembukuan UMKM dengan Lebih Praktis Bersama Notain
Kalau transaksi bisnis mulai banyak, membuat catatan secara manual bisa terasa merepotkan. Kamu perlu mencatat penjualan, memantau stok, mengecek pemasukan, sekaligus memastikan pengeluaran tetap terkendali.
Di sinilah Notain bisa membantu pemilik usaha mengelola pencatatan bisnis dengan lebih praktis. Sistemnya dapat digunakan untuk membantu mengelola transaksi, stok barang, dan informasi keuangan usaha dalam satu tempat.
Dengan pencatatan yang lebih terorganisir, kamu tidak perlu terus mengandalkan buku catatan atau file yang tersebar di berbagai tempat. Data usaha juga lebih mudah dipantau ketika kamu ingin mengevaluasi perkembangan bisnis.
Untuk UMKM yang ingin mulai membangun kebiasaan pembukuan secara lebih rapi, menggunakan sistem pencatatan digital bisa menjadi langkah yang layak dipertimbangkan.
Kesimpulan
Pembukuan sederhana UMKM merupakan langkah penting untuk mengetahui kondisi bisnis secara lebih jelas. Melalui pembukuan, kamu bisa mencatat pemasukan, pengeluaran, pembelian stok, serta berbagai transaksi lain yang terjadi selama menjalankan usaha.
Pembukuan juga membantu memisahkan uang pribadi dan uang usaha, mengetahui keuntungan, mengontrol biaya, serta membuat keputusan berdasarkan data. Kamu tidak perlu langsung membuat sistem yang rumit. Mulailah dari pencatatan transaksi harian yang sederhana, kemudian lakukan rekap secara rutin.
Jika jumlah transaksi semakin banyak, kamu bisa memanfaatkan sistem digital seperti Notain agar pencatatan penjualan, stok, dan keuangan usaha menjadi lebih teratur. Dengan pembukuan yang konsisten, kamu akan lebih mudah melihat kondisi bisnis dan menentukan langkah untuk mengembangkannya.
